Teilnehmerverwaltung

Zur Organisation und Planung einer Konferenz wird fast immer ein System zur Teilnehmerverwaltung benötigt. Dieses ist bei ConfCMS direkt an die Konferenzanmeldungen und den "Call for Submissions" gekoppelt. So haben Sie jederzeit die Möglichkeit nachzuvollziehen, welche Kapazitäten bereits ausgeschöpft sind. Dies ist besonders für Workshops und Veranstaltungen mit begrenzter Teilnehmeranzahl wichtig.

Konferenzanmeldung

Ihre Teilnehmer können sich dabei eigenständig registrieren, persönliche Daten bearbeiten und sich für Events (Vorträge, Workshops, etc.) vormerken lassen, bzw. direkt anmelden.

Teilnehmer können zudem weitere Dokumente hochladen, wie

• (Studien-) Bescheinigungen,
• Lebensläufe,
• Referenzschreiben oder
• speziell formatierte Abstracts in einer TeX oder Wordvorlage, die für die Erstellung eines gedruckten Abstractbandes benötigt werden.

Dies wird meistens benötigt, wenn bestimmte Voraussetzungen für die Anmeldung erfüllt sein müssen.

Persönliche Daten bearbeiten

Um einen möglichst reibungslosen Ablauf zu gewähren, können Ihre Teilnehmer ihre persönlichen Daten editieren und vervollständigen - auch noch nach der Anmeldung.

Mailinglisten

Mit den integrierten Mailinglisten können Sie Ihren Teilnehmern vorab Informationen, Neuigkeiten, Änderungen oder Hinweise zukommen lassen. Die Konferenzteilnehmer können zudem in unterschiedliche Gruppen eingeteilt werden - dadurch können Sie zielgruppenspezifische E-Mails versenden.

Auch im Anschluss an die Konferenz können Sie Ihren Teilnehmern Unterlagen, Materialien oder Informationen zukommen lassen.

Reporting

Durch verschiedene Ansichten haben Sie die Daten Ihrer Teilnehmer jederzeit im Blick. Unter anderem existieren aktuelle Informationen über

• alle registrierten Teilnehmer
• alle eingereichten Beiträge
• alle Stornierungen
• und vieles mehr

die jederzeit in Form von Excel Datenblättern geladen werden können.

Dadurch können sie Kapazitäten optimal planen und gegebenenfalls anpassen.